Автоматизация документооборота: важные моменты для представителей малого и среднего бизнеса


 
 
 3692

Процесс автоматизации документооборота был запущен уже достаточно давно и существуют программы автоматизации, которым уже более 20 лет. Но ранее необходимость автоматизировать процессы как внутри предприятия, так и для сотрудничества с другими компаниями касалась только крупных бизнесменов. Но в 2021 году в Татарстане была запущена программа обязательной автоматизации и теперь даже представители малого и среднего бизнеса должны внести изменения в свою работу.

Какие возможности перед бизнесменами открывает внедрение электронного документооборота

Первыми все удобства, которые даёт возможность обмениваться документами в электронном виде смогли оценить представители крупного бизнеса. Но в последние время организаций, работающих с применением систем автоматизированного документооборота, становится всё больше. Это связано с удобством системы и с теми коррективами, которые внесла в работу предпринимателей пандемия.

Главный принцип электронного обмена документацией – полное исключение бумажных носителей для сообщения с другими организациями. Для осуществления автоматизированного документооборота используют специальные электронные системы.

Все рабочие процессы происходят с минимальным количеством участников. Это позволяет экономить время на передачу документации и сводит к минимуму воздействие человеческого фактора на рабочие процессы. Кроме того, в процессе можно вносить необходимые коррективы в документы, контроль над редактированием может проводиться обеими сторонами.

Однако автоматизация документа оборота позволит не только быстро, практически в режиме реального времени обмениваться рабочей документацией, но и станет первой ступенью в создании единой электронной базы делопроизводства. В современных реалиях это необходимый шаг для представителей малого и среднего бизнеса. Ведь так каждый, кто имеет право доступа, может в любое время суток получить важную для работы информацию. А так как в ближайшие пару лет даже для малых предприятий станет обязательной сдача налоговой отчётности в электронном виде, то необходимость перехода к автоматизированной системе документооборота актуальна как никогда.

Причины перейти к автоматизированному документообороту для представителей малого и среднего бизнеса:

  • поможет защитить информацию не только от утечки к третьим лицам, но и от утери и порчи;
  • бухгалтер будет в любое время суток иметь доступ рабочей информации, что позволит ему оптимизировать и ускорить работу. Впоследствии это сведёт к минимуму возникновение ошибок в расчётах и ускорит их исправление;
  • владелец бизнеса сможет в режиме реального времени контролировать работу всех лиц имеющих доступ к системе документооборота;
  • свободный и быстрый доступ в любое время к документации позволит улучшить качество работы всех сотрудников. Теперь, для того чтобы найти необходимый документ, любой сотрудник, имеющий доступ к системе, может его найти, не обращаясь к помощи вышестоящего начальства.

Системы автоматизации документооборота доступные представителям малого и среднего бизнеса в Татарстане

Предпринимателям республики Татарстан доступны различные системы электронного документооборота (СЭД). Но выбрать ту, которая точно сможет сделать работу вашего предприятия эффективней, можно, изучив их специфику работы и другие важные аспекты.

Можно выделить несколько самых популярных СЭД на территории РФ и в Татарстане. Это так называемое SaaS обеспечение. В этом случае пользователям предоставляется полностью готовая для использования программа. Обслуживанием в этом случае занимается провайдер, который даёт пользователям доступ к возможностям программы, предлагает обновления и полностью отвечает за качество работы системы.

«Контур.Диадок» – наверное самая востребованная СЭД во любом регионе России. Она занимается ведением документооборота и позволяет пользователям отправлять документацию, заверенную личной электронной подписью, в различные государственные организации, например, в ФСН. Возможности, которые открывает система для своих пользователей:

  • подписание документации в один клик, вы сможете выбрать необходимое количество заверяемых документов;
  • доступ к отчётности в любое время;
  • отправка документации в ФСН в цифровом формате;
  • получение вычета НДС по истечению срока отчетности;
  • осуществление документооборота между контрагентами.

«Диадок» обеспечивает не просто документооборот, она берет на себя работу целого отдела специалистов. Вы сможете внести в работу системы специфические именно для конкретного предприятия бизнес процессы. Таким образом, предприниматель может сэкономить и время и деньги, что для представителей малого и среднего бизнеса очень важно.

«ELMA ESM+» – программа, которая помимо осуществления документооборота возьмёт на себя управление рабочими процессами организации. Пользователь сможет создавать инструкции для автоматизации работы предприятия. И стандартные функции документооборота тоже будут доступны. Общение с клиентами и контрагентами система сделает намного проще.

Функции системы:

  • работа с документацией;
  • отправка документам клиентам и партнерам;
  • ведение реестров;
  • создание внутренней документации;
  • шаблоны договоров;
  • облачное хранилище;
  • настройка возможности доступа для сотрудников;
  • контроль над обработкой поставленных задач.

СЭД будет работать на любых устройствах, в том числе и на смартфонах. Кроме того, для команды от 1 до 5 человек программа будет доступна бесплатно.

«Synedors» способна справится со следующими задачами:

  • регистрация приглашений в систему для контрагентов;
  • оформлять и отправлять накладные и другие виды документации;
  • возможно использование цифровой подписи;
  • с помощью системы можно давать поручения сотрудникам и следить за их выполнением.

Для работы с системой понадобится сертификат электронной подписи. Стоит учесть, что не все сертификаты адаптированы для работы с данной системой.

Так же существуют и другие системы документооборота:

Недостатки нововведений

В связи с тем, что для многих представителей малого бизнеса такие нововведения оказались неожиданностью, связанной с некоторыми поправками в законодательстве, не все предприниматели приняли их с энтузиазмом. Причинами недовольства стали:

  • необходимость покупать программу;
  • вносить не только текущую документацию, но и ранние документы;
  • обучать сотрудников работать с программами;
  • отдельно оплачивать электронную подпись;
  • согласовать нововведения с контрагентами и клиентами.

Автор: Портал Татарстана

Какая система докуметооборота используется в Вашей организации?

Создание сайтов

Войти