Процесс автоматизации документооборота был запущен уже достаточно давно и существуют программы автоматизации, которым уже более 20 лет. Но ранее необходимость автоматизировать процессы как внутри предприятия, так и для сотрудничества с другими компаниями касалась только крупных бизнесменов. Но в 2021 году в Татарстане была запущена программа обязательной автоматизации и теперь даже представители малого и среднего бизнеса должны внести изменения в свою работу.
Какие возможности перед бизнесменами открывает внедрение электронного документооборота
Первыми все удобства, которые даёт возможность обмениваться документами в электронном виде смогли оценить представители крупного бизнеса. Но в последние время организаций, работающих с применением систем автоматизированного документооборота, становится всё больше. Это связано с удобством системы и с теми коррективами, которые внесла в работу предпринимателей пандемия.
Главный принцип электронного обмена документацией – полное исключение бумажных носителей для сообщения с другими организациями. Для осуществления автоматизированного документооборота используют специальные электронные системы.
Все рабочие процессы происходят с минимальным количеством участников. Это позволяет экономить время на передачу документации и сводит к минимуму воздействие человеческого фактора на рабочие процессы. Кроме того, в процессе можно вносить необходимые коррективы в документы, контроль над редактированием может проводиться обеими сторонами.
Однако автоматизация документа оборота позволит не только быстро, практически в режиме реального времени обмениваться рабочей документацией, но и станет первой ступенью в создании единой электронной базы делопроизводства. В современных реалиях это необходимый шаг для представителей малого и среднего бизнеса. Ведь так каждый, кто имеет право доступа, может в любое время суток получить важную для работы информацию. А так как в ближайшие пару лет даже для малых предприятий станет обязательной сдача налоговой отчётности в электронном виде, то необходимость перехода к автоматизированной системе документооборота актуальна как никогда.
Причины перейти к автоматизированному документообороту для представителей малого и среднего бизнеса:
- поможет защитить информацию не только от утечки к третьим лицам, но и от утери и порчи;
- бухгалтер будет в любое время суток иметь доступ рабочей информации, что позволит ему оптимизировать и ускорить работу. Впоследствии это сведёт к минимуму возникновение ошибок в расчётах и ускорит их исправление;
- владелец бизнеса сможет в режиме реального времени контролировать работу всех лиц имеющих доступ к системе документооборота;
- свободный и быстрый доступ в любое время к документации позволит улучшить качество работы всех сотрудников. Теперь, для того чтобы найти необходимый документ, любой сотрудник, имеющий доступ к системе, может его найти, не обращаясь к помощи вышестоящего начальства.
Системы автоматизации документооборота доступные представителям малого и среднего бизнеса в Татарстане
Предпринимателям республики Татарстан доступны различные системы электронного документооборота (СЭД). Но выбрать ту, которая точно сможет сделать работу вашего предприятия эффективней, можно, изучив их специфику работы и другие важные аспекты.
Можно выделить несколько самых популярных СЭД на территории РФ и в Татарстане. Это так называемое SaaS обеспечение. В этом случае пользователям предоставляется полностью готовая для использования программа. Обслуживанием в этом случае занимается провайдер, который даёт пользователям доступ к возможностям программы, предлагает обновления и полностью отвечает за качество работы системы.
«Контур.Диадок» – наверное самая востребованная СЭД во любом регионе России. Она занимается ведением документооборота и позволяет пользователям отправлять документацию, заверенную личной электронной подписью, в различные государственные организации, например, в ФСН. Возможности, которые открывает система для своих пользователей:
- подписание документации в один клик, вы сможете выбрать необходимое количество заверяемых документов;
- доступ к отчётности в любое время;
- отправка документации в ФСН в цифровом формате;
- получение вычета НДС по истечению срока отчетности;
- осуществление документооборота между контрагентами.
«Диадок» обеспечивает не просто документооборот, она берет на себя работу целого отдела специалистов. Вы сможете внести в работу системы специфические именно для конкретного предприятия бизнес процессы. Таким образом, предприниматель может сэкономить и время и деньги, что для представителей малого и среднего бизнеса очень важно.
«ELMA ESM+» – программа, которая помимо осуществления документооборота возьмёт на себя управление рабочими процессами организации. Пользователь сможет создавать инструкции для автоматизации работы предприятия. И стандартные функции документооборота тоже будут доступны. Общение с клиентами и контрагентами система сделает намного проще.
Функции системы:
- работа с документацией;
- отправка документам клиентам и партнерам;
- ведение реестров;
- создание внутренней документации;
- шаблоны договоров;
- облачное хранилище;
- настройка возможности доступа для сотрудников;
- контроль над обработкой поставленных задач.
СЭД будет работать на любых устройствах, в том числе и на смартфонах. Кроме того, для команды от 1 до 5 человек программа будет доступна бесплатно.
«Synedors» способна справится со следующими задачами:
- регистрация приглашений в систему для контрагентов;
- оформлять и отправлять накладные и другие виды документации;
- возможно использование цифровой подписи;
- с помощью системы можно давать поручения сотрудникам и следить за их выполнением.
Для работы с системой понадобится сертификат электронной подписи. Стоит учесть, что не все сертификаты адаптированы для работы с данной системой.
Так же существуют и другие системы документооборота:
Недостатки нововведений
В связи с тем, что для многих представителей малого бизнеса такие нововведения оказались неожиданностью, связанной с некоторыми поправками в законодательстве, не все предприниматели приняли их с энтузиазмом. Причинами недовольства стали:
- необходимость покупать программу;
- вносить не только текущую документацию, но и ранние документы;
- обучать сотрудников работать с программами;
- отдельно оплачивать электронную подпись;
- согласовать нововведения с контрагентами и клиентами.
Автор: Портал Татарстана
